Geef feedback: Het draait niet om jou!

Feedback geven is hét krachtigste instrument, zowel in persoonlijke als professionele relaties, waarmee je anderen kunt helpen groeien, beter worden en succesvol zijn. Tot zover is dit logisch. Toch gebeurt het maar zelden, en wanneer het wel gebeurt, komt het vaak verkeerd over. Het doel wordt dan niet bereikt. In dit blog deel ik de betekenis van feedback geven, tips voor constructieve feedback en valkuilen die vermeden moeten worden. Laat ik alvast een tipje van de sluier oplichten: het draait niet om jou!

Waarom feedback?

Wat mij betreft is feedback geven dé tool om anderen te helpen groeien en hun prestaties te verbeteren. Het verbetert de communicatie, versterkt relaties en creëert een effectieve werkomgeving waarin sneller en beter resultaat behaald kan worden. Met constructieve feedback ondersteun je anderen bij het ontwikkelen van hun vaardigheden en benutten van hun potentieel.

Feedback is iemand aanspreken op zijn of haar grootsheid. Met andere woorden, door op de juiste manier feedback te geven, help je de ander om telkens een stapje te groeien. Toch vinden we het vaak lastig, vermijden we het of brengen we de boodschap compleet verkeerd over.

De drie grootste valkuilen:

• Vermijd ongevraagde feedback

Dit kom je vooral tegen in informele situaties. Niemand zit te wachten op ongevraagde feedback. Voordat je iets zegt, moet je jezelf eerst afvragen wat je wilt bereiken in deze relatie met de feedback die je wilt geven. Is mijn feedback waardevol op dit moment, voor deze persoon en voor onze relatie?

Daarnaast is de manier waarop je het brengt ook belangrijk. Kom je direct en zonder omhaal binnen, of kleed je het in. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: Mag ik iets met je delen? Kan ik iets aan je kwijt? Wil je 70% of 100% eerlijkheid? Deze vragen openen de deur en creëren deels bereidheid om feedback te ontvangen.

Context is hierin overigens altijd bepalend. Ben jij als leider hiërarchisch verantwoordelijk voor iemand dan is het je taak om feedback te geven. Het is dan nog steeds de ’toon die de muziek maakt’ maar nog belangrijker de intentie waar je vandaan komt. De intentie op de groei van de ander.

• Feedback achterhouden om er zelf beter uit te zien

Vaak willen we onze compagnon, medewerker, partner of vriend wel feedback geven, maar houden we die feedback achter om er indirect zelf beter uit te zien. Hoe zit dat dan precies?

Feedback wordt doorgaans als ongemakkelijk ervaren. Mensen horen nu eenmaal niet graag wat ze kunnen verbeteren of wat ze fout doen. Tegelijkertijd willen mensen er graag goed uitzien. Deze twee gedragingen zorgen ervoor dat er meestal weinig feedback wordt gegeven, uit angst dat het verkeerd wordt ontvangen. Uit angst dat de ontvanger ons daarna niet meer ‘aardig’ vindt.

We houden feedback dus vaak voor onszelf, uit eigenbelang, terwijl feedback juist niet om ons draait, maar om de groei van de ander.

Daarnaast kun je een ander niet kwetsen of beledigen. Iemand kan zich wel gekwetst of beledigd voelen, maar dat ligt buiten jouw invloedssfeer. Je hebt alleen invloed op de intentie waarmee je feedback geeft en de manier waarop je het brengt. Breng feedback dus op gepaste wijze en met de oprechte intentie om de ander te laten groeien.

• Feedback brengen als kritiek

Wat er vervolgens ook vaak gebeurt, vanuit eigenbelang en de angst om er slecht uit te zien, is dat we de feedback inslikken. We zeggen maar niets. Het gevolg hiervan is dat het kleine punt steeds groter wordt, waardoor het steeds moeilijker en ongemakkelijker wordt om er iets over te zeggen.

Het oorspronkelijke ‘issue’ wordt niet opgelost en het gewenste resultaat blijft uit. Het gevolg? Wat in de basis als geplande, gepaste feedback gegeven had kunnen worden om iemand te laten groeien, komt er ongepland en ongenuanceerd uit als kritiek, en wordt als gevolg daarvan vaak ontvangen als een persoonlijke aanval. Kans gemist en niet één, maar twee verliezers in het gesprek!

Hoe dan wel?

• Bereid je voor:

Wat is nu eigenlijk de boodschap, en waarom? Hoe helpt jouw feedback de ander? Neem de tijd om je feedback voor te bereiden. Bedenk welke punten je wilt bespreken en formuleer je gedachten op een opbouwende manier.

• Kies het juiste moment en de juiste plek:

Met de wetenschap dat feedback ontvangen ook vaak als oncomfortabel wordt ervaren is de plek waar je feedback geeft ook van belang. Kies een geschikt moment en een rustige plek om feedback te geven. Zorg ervoor dat de ander zich comfortabel voelt en openstaat voor feedback. Dus niet snel-snel bij de koffieautomaat of in de kantine.

• Geef opbouwende kritiek:

Geef kritiek op een opbouwende manier. Focus op gedrag of prestaties, niet op de persoon. Richt je op concrete situaties en gedragingen. Vermijd vage uitspraken en beschuldigingen. Benoem het zoals het is, maar blijf vriendelijk, gepast en vooral respectvol. Met respect voor jezelf, de ander en de relatie.

• Bied oplossingen aan:

Kom niet alleen met problemen, maar bied ook oplossingen aan. Denk na over mogelijke verbeteringen en bespreek deze open met de ander. Dat toont betrokkenheid en creëert een positieve sfeer.

• Luister naar de ander:

Dat brengt mij bij de volgende, maar zeker niet de makkelijkste. Feedback geven is een tweerichtingsproces. Luister actief naar de ander en geef ze de ruimte om te reageren. Sta open voor hun perspectief en probeer te begrijpen hoe zij de feedback ontvangen. Luister dus niet om te reageren, maar luister om oprecht te begrijpen wat er gezegd wordt.

• Check op ontvangst:

Controleer of de ander de feedback begrepen heeft en of deze goed is ontvangen. Vraag naar hun mening en maak eventueel verdere afspraken. Zeker in de zakelijke context bij het geven van feedback aan een werknemer wil je altijd weglopen met een afspraak om ergens mee te starten, te stoppen of wezenlijk te veranderen. Vermijd dus verwachtingen, maar maak het concreet met een afspraak.

Committeer je dus aan iemands groei. Effectieve feedback geven is een waardevolle vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Door de juiste aanpak en het vermijden van veelgemaakte fouten, help je anderen groeien en hiermee bijdragen aan positieve relaties en concreet resultaat. Stel dus niet uit en heb commitment op iemands grootsheid.